Menu

21 april 2020

BESLUITVORMING VERENIGINGEN EN STICHTINGEN IN TIJDEN VAN CORONA

In verband met de uitbraak van COVID-19 is het fysiek bij elkaar komen van ledenvergaderingen (vereniging) en besturen en raden van toezicht (vereniging en stichting) niet gewenst, maar op grond van bijvoorbeeld statuten (soms) wel vereist. Vandaag is de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (hierna: Spoedwetgeving) aangenomen door de Eerste Kamer. In navolging op eerdere berichten op onze site wordt in dit artikel specifiek ingegaan op de diverse tijdelijke voorzieningen met betrekking tot vergaderingen en (jaar)verslagleggingen voor verenigingen en stichtingen.

I.         Vereniging

Digitale algemene vergadering
Het bestuur van een vereniging kan bepalen dat er geen fysieke algemene vergadering wordt gehouden, maar dat deze volledig digitaal plaatsvindt. Er gelden dan de volgende voorwaarden:

  1. de algemene vergadering is langs elektronisch weg voor leden te volgen (bijvoorbeeld via een website, audiostream, beeldbellen of audiovisuele vergaderapplicatie); en
  2. de leden zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch (bijvoorbeeld per email of via een chatfunctie) vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.

    Daarnaast geldt dat:

  3. de onder 2 bedoelde vragen uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, moeten worden beantwoord en deze antwoorden op de website van de vereniging moeten worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk moeten worden gemaakt voor de leden;
  4. het bestuur zich er voor moet inspannen dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering.

Het is aan het bestuur om, met inachtneming van de belangen en beschikbare mogelijkheden, een keuze te maken voor de wijze waarop de algemene vergadering langs elektronische weg voor de leden te volgen is. Zowel eenzijdige als tweezijdige audiovisuele communicatiemiddelen zijn toegestaan.
Net als in een fysieke vergadering draagt de voorzitter zorg voor een ordelijk verloop van de vergadering. De spelregels van de vergadering (bijvoorbeeld wie mag er vragen indienen, een al dan niet thematische beantwoording van vragen etc.) moeten aan het begin van de vergadering worden meegedeeld. Net als bij een gewone vergadering moet een zo goed mogelijke dialoog en verantwoording plaatsvinden.
Enige afwijking van het hiervoor onder 3. en 4. bepaalde heeft geen gevolgen voor de rechtszekerheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden. Mocht de verbinding bijvoorbeeld hebben gehaperd dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.

Uitoefenen stemrecht
Het bestuur kan bepalen dat de leden hun stem slechts door middel van een elektronisch communicatiemiddel kunnen uitoefenen (voor zover de statuten die mogelijkheid niet bieden). Een stemgerechtigde moet dan via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd, rechtstreeks kunnen kennisnemen van de verhandelingen in de vergadering en via het elektronisch communicatiemiddel stemrecht kunnen uitoefenen.
Tevens kan het bestuur bepalen dat (voor zover de statuten die mogelijkheid niet bieden) stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. In beide gevallen is dus geen statutenwijziging nodig indien de statuten bovenstaande mogelijkheden niet bieden.

Jaarstukken
De wet bepaalt dat jaarstukken binnen zes maanden na afloop van het boekjaardoor het bestuur worden opgemaakt, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering.
Indien het voor een vereniging niet mogelijk is om tijdig een digitale algemene vergadering te houden (bijvoorbeeld vanwege het grote aantal leden) dan maakt de Spoedwetgeving het mogelijk dat het bestuur (dus niet de algemene vergadering) de termijn verlengt met ten hoogste vier maanden.

Besluitvorming bestuur en raad van toezicht
Soms vereisen statuten dat een bestuur of raad van toezicht fysiek bij elkaar komt voor besluitvorming. Om te voorkomen dat het bestuur of de raad van toezicht niet bijeen kan komen zonder in strijd met de statuten te handelen kan op grond van de Spoedwetgeving van deze statutaire bepalingen worden afgeweken. Het bestuur en de raad van toezicht zullen dan met instemming van alle bestuurders respectievelijk leden van de raad van toezicht op andere wijze de besluitvorming moeten regelen, bijvoorbeeld langs elektronische weg.

 II.          Stichting

Besluitvorming bestuur en raad van toezicht
Het hiervoor bepaalde ten aanzien van de wijze van totstandkoming van besluitvorming door bestuur of raad van toezicht is ook van toepassing bij de stichting.
Om te voorkomen dat het bestuur of de raad van toezicht niet bijeen kan komen zonder in strijd met de statuten te handelen kan op grond van de Spoedwetgeving van deze statutaire bepalingen worden afgeweken. Het bestuur en de raad van toezicht zullen dan met instemming van alle bestuurders respectievelijk leden van de raad van toezicht op andere wijze de besluitvorming moeten regelen, bijvoorbeeld langs elektronische weg.
De Spoedwetgeving bepaalt dat statutaire bepalingen aangaande het fysiek bijeenkomen van het bestuur en de raad van commissarissen niet van toepassing zijn. De Spoedwetgeving lijkt helaas geen oplossing te bieden voor fysieke bijeenkomsten van andere organen van een stichting, zoals deelnemers of een raad van advies.

Jaarstukken
Voor commerciële stichtingen met een bepaalde netto-omzet gedurende twee opeenvolgende boekjaren bepaalt de wet dat het bestuur binnen zes maanden een jaarrekening opmaakt, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste vier maanden door het orgaan dat volgens de statuten bevoegd is tot vaststelling van de jaarrekening.
De spoedwetgeving maakt het mogelijk dat dat het bestuur (dus niet het orgaan dat bevoegd is tot vaststelling indien dat niet het bestuur is) de termijn verlengt met ten hoogste vier maanden.
Daarnaast heeft de Spoedwetgeving het hiervoor genoemde over de digitale algemene vergadering  en het uitoefenen van stemrecht bij de vereniging  van overeenkomstige toepassing verklaard op een vergadering van het orgaan dat bevoegd is tot vaststelling van de hiervoor genoemde commerciële stichtingen met een bepaalde netto-omzet.

III.          Terugwerkende kracht en geldingsduur

De bepalingen in de Spoedwetgeving ten aanzien van rechtspersonen werken terug tot en met 16 maart 2020 en de bepalingen vervallen per 1 september 2020 (behoudens een noodzakelijke verlenging).