Menu

22 september 2020

Het UBO-register treedt op 27 september in werking! – Q&A

Vanaf 27 september 2020 zijn vrijwel alle Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen verplicht om hun ‘uiteindelijk belanghebbenden’ oftewel ‘ultimate beneficial owners’ (UBO) te registreren in het UBO-register. Hier gaan wij in op de meest gestelde vragen over het UBO-register.

Wat is het UBO register?

Het UBO-register is een centraal bijgehouden en openbaar register waarin de natuurlijke personen worden geregistreerd die de uiteindelijke eigenaar zijn of zeggenschap hebben over vennootschappen/ rechtspersonen.

Het register is ondergebracht bij de Kamer van Koophandel, maar staat (vooralsnog) los van het handelsregister.

Waarom komt er een UBO-register?

Op basis van Europese regelgeving (de vijfde anti-witwasrichtlijn) is Nederland verplicht om een UBO-register in te voeren.

De achtergrond van de instelling van het UBO-register is dat Europa het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering wil voorkomen. Daarvoor is het van belang om inzichtelijk te krijgen wie uiteindelijk achter een juridische structuur schuilgaat.

Wanneer is iemand een UBO?

Het UBO-begrip voor registratiedoeleinden is vastgelegd in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft):

De natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit.“

De volgende uitgangspunten gelden daarbij:

  1. De UBO is altijd een natuurlijk persoon;
  2. Elke vennootschap/rechtspersoon heeft ten minste één UBO, desnoods een pseudo-UBO;
  3. Een vennootschap/rechtspersoon kan meerdere UBO’s hebben (die ieder voor zich aan de vereisten voldoen).

Per type vennootschap/rechtspersoon is in de Wwft vervolgens specifiek opgenomen wie als UBO kwalificeert.

Waar hierna over UBO wordt gesproken kan dat ook op meerdere UBO’s zien.

Voor welke vennootschappen/rechtspersonen geldt de UBO-registratieplicht?

De UBO-registratieplicht geldt voor de volgende vennootschappen/rechtspersonen die in Nederland zijn opgericht of hun statutaire zetel in Nederland hebben:

  • B.V.
  • N.V.
  • Stichting (incl. stichting administratiekantoor)
  • C.V.
  • V.O.F.
  • Maatschap
  • Coöperatie
  • Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid of zonder volledige rechtsbevoegdheid maar met onderneming
  • waarborgmaatschappijen
  • Europese N.V.
  • Europese C.V.
  • Europese Economische Samenwerkingsverbanden met statutaire zetel in Nederland
  • Kerkgenootschappen
  • Rederijen

De registratieplicht geldt niet voor:

  • Beursvennootschap en haar 100% dochtermaatschappij
  • Eenmanszaak
  • VVE
  • Vereniging zonder volledige rechtsbevoegdheid en zonder onderneming
  • Publiekrechtelijke rechtspersonen (zoals de staat, provincies, gemeenten)
  • Overige privaatrechtelijke rechtspersonen (zoals hofjes, gilden, fundaties)

Welke nieuwe verplichtingen treden op 27 september 2020 in werking?

  1. Registratieplicht

Vanaf 27 september geldt er een plicht voor de hierboven genoemde vennootschappen/rechtspersonen om hun UBO te registreren in het UBO-register. Bij de oprichting van een nieuwe vennootschap/rechtspersoon op of na 27 september geldt dat voorafgaand aan inschrijving van de nieuwe vennootschap/rechtspersoon bij het handelsregister eerst de UBO dient te worden geregistreerd in het UBO-register. De inschrijving van de UBO is in dat geval een voorwaarde voor het verkrijgen van een KvK-nummer.

Bestaande vennootschappen/rechtspersonen hebben 18 maanden (tot 27 maart 2022) de tijd om hun UBO in te schrijven. De Kamer van Koophandel zal bestaande vennootschappen/rechtspersonen geleidelijk aanschrijven met het verzoek hun UBO te registreren.

  1. Meewerkplicht

De verantwoordelijkheid voor de (juiste en tijdige) inschrijving van de UBO in het UBO-register (en deponering van verzochte documenten) ligt bij degene aan wie de vennootschap/onderneming toebehoort (denk aan bestuurders bij de B.V./ N/V., maten bij de maatschap en vennoten bij de V.O.F.). dan wel, indien deze er niet zijn, bij degene(n) die met de dagelijkse leiding is/zijn belast.

De UBO moet aan deze inschrijving meewerken en dient op verzoek alle informatie te verschaffen die nodig is voor de inschrijving in het UBO-register. Indien de UBO niet meewerkt dan kwalificeert dat als een economisch delict in de zin van de Wet op de economische delicten.

  1. Terugmeldplicht

Een notaris zal, in verband met de plicht tot het doen van een cliëntenonderzoek, ook dienen te beschikken over een uittreksel uit het UBO-register van de cliënt. Wanneer hij/zij tijdens dit cliëntenonderzoek een discrepantie ontdekt tussen de daadwerkelijke UBO en de in het register geregistreerde UBO, dient hij/zij dit te melden bij de Kamer van Koophandel. Deze zogenaamde terugmeldplicht geldt vanaf 27 september voor alle Wwft instellingen (waaronder dus de notaris).

De terugmeldplicht geldt direct vanaf het moment van inwerkingtreding van het UBO-register, dus niet pas na voornoemde 18 maanden. Een terugmelding hoeft alleen te worden gedaan voor geregistreerde gegevens waar een discrepantie in wordt ontdekt, dus wanneer de UBO (nog) niet geregistreerd is leidt dat niet tot een terugmeldplicht.

Wat te doen bij wijziging (gegevens) UBO? 

In het UBO-register dient een vennootschap/rechtspersoon de persoon/personen te registreren die op het moment van registratie de UBO is/zijn. De UBO’s van voor eerste inschrijving in het UBO-register hoeven dus niet opgegeven te worden.

Indien na registratie in het UBO-register wijzigingen plaatsvinden met betrekking tot de UBO, dan moet het UBO-register worden aangepast. De gegevens dienen steeds accuraat te zijn. Voor het wijzigen van deze gegevens geldt een termijn van één week. Het niet voldoen aan deze termijn geldt als een economisch delict in de zin van de Wet op de economische delicten.

Wie is UBO per vennootschap/rechtspersoon?

Per type vennootschap/rechtspersoon is specifiek geregeld wie als UBO kwalificeert. Algemeen geldt dat de UBO de natuurlijke persoon is die (in)direct eigenaar is van of zeggenschap heeft over een vennootschap/rechtspersoon, waarbij de UBO per vennootschap/rechtspersoon wordt bepaald aan de hand van de hieronder genoemde criteria:

–     Besloten Vennootschap (B.V.) en Naamloze Vennootschap (N.V.)

Natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap, via:

  1. het (in)direct houden van meer dan 25% van de aandelen, de stemrechten of het eigendomsbelang in de vennootschap, met inbegrip van het houden van toonderaandelen; en/of
  2. andere middelen waarmee feitelijke zeggenschap kan worden uitgeoefend in de vennootschap (onder meer na consolidatie van een jaarrekening).

–     Personenvennootschappen (C.V., V.O.F. en maatschap)

Natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de personenvennootschap via:

  1. het (in)direct houden van een eigendomsbelang van meer dan 25%; en/of
  2. het (in)direct kunnen uitoefenen van meer dan 25% van de stemmen bij besluitvorming tot      wijziging van de vennootschapsovereenkomst of ter zake van de uitvoering van die          overeenkomst anders dan door daden van beheer, voor zover in die overeenkomst besluitvorming bij meerderheid van stemmen is voorgeschreven; en/of
  3. het kunnen uitoefenen van feitelijke zeggenschap over de personenvennootschap.

–     Overige rechtspersonen (Stichting, Vereniging, Onderlinge Waarborgmaatschappij en Coöperatie)

Natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de rechtspersoon, via:

  1. het (in)direct houden van een eigendomsbelang van meer dan 25%; en/of
  2. het (in)direct kunnen uitoefenen van meer dan 25% van de stemmen bij besluitvorming      ter zake van wijziging van de statuten van de rechtspersoon; en/of
  3. het kunnen uitoefenen van feitelijke zeggenschap over de rechtspersoon.

Hierbij dient te worden opgemerkt dat ‘eigendomsbelang’ een zuiver economisch criterium is.

Als geen persoon kwalificeert als UBO, wat dan?

Wanneer er geen UBO kan worden bepaald omdat er geen natuurlijke persoon is die aan de specifieke hierboven genoemde criteria voldoet, dan wordt de natuurlijke persoon of personen die behoort of behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap/rechtspersoon ingeschreven als zogenaamde pseudo-UBO. In gevolge de wet zijn dat de statutair bestuurder(s) of, in het geval van een personenvennootschap, de vennoot/vennoten. Zijn er meerdere statutair bestuurders, dan worden alle bestuurders ingeschreven als pseudo-UBO – ongeacht voorzitterschap of bijvoorbeeld doorslaggevende stem. In het UBO-register zal worden aangegeven dat het een pseudo-UBO betreft.

Welke gegevens moeten worden ingeschreven in het UBO-register en door wie zijn deze in te zien?

Degene aan wie de vennootschap/rechtspersoon toebehoort (dan wel degene die met de dagelijkse leiding is belast), is verplicht de gegevens van zijn UBO’s te melden bij het UBO-register. De verantwoordelijkheid voor de registratie en iedere wijziging daarvan ligt, zoals hiervoor al aangegeven, dus bij de vennootschap/rechtspersoon zelf. Een deel van de ingeschreven gegevens met betrekking tot de UBO zijn openbaar. De overige gegevens zijn slechts in te zien voor de daartoe specifiek aangewezen instanties.

Openbare gegevens

De volgende gegevens die dienen te worden geregistreerd van iedere UBO worden openbaar en zijn dus voor een ieder in te zien:

  • Naam (volledig)
  • Geboortemaand en geboortejaar
  • Nationaliteit
  • Woonstaat
  • Aard en omvang van het economische belang van de betreffende UBO

Ten aanzien van het economisch belang geldt dat dit in bandbreedtes wordt weergegeven, namelijk: >25% – 50%, >50% – 75%, > 75% – 100%. Geldbedragen of de exacte omvang van het belang wordt niet kenbaar gemaakt.

Niet openbare gegevens

Er worden nog meer gegevens van de UBO geregistreerd in het register, echter deze zijn slechts toegankelijk voor de daartoe bevoegde autoriteiten (o.a. het OM, de belastingdienst, de Financial Intelligence Unit-Nederland en verdere aangewezen bevoegde autoriteiten). Wwft-instellingen behoren overigens niet tot deze autoriteiten. Het betreft dan de volgende gegevens:

  • BSN-nummer
  • Geboortedag, geboorteplaats en geboorteland
  • Woonadres
  • (afschriften van) Documenten die de UBO-status onderbouwen, zoals een identiteitsdocument en documenten waaruit de aard en omvang van het economisch belang blijkt. De documentatie die moet worden aangeleverd, verschilt per rechtspersoon en per situatie. Het kan zijn dat afschriften van notariële akten, kopieën van aandeelhoudersregisters en dergelijke moeten worden aangeleverd.

De hierboven bedoelde autoriteiten hebben ook inzicht in het exacte percentage van het door de UBO gehouden belang.

Welke waarborgen zijn er om de privacy te beschermen?

Slechts in uitzonderlijke gevallen is het mogelijk om openbare informatie uit het UBO-register af te schermen. Afscherming is mogelijk voor minderjarigen, personen die onder curatele zijn gesteld en personen die onder politiebescherming staan.

Een andere waarborg is dat raadplegers van het UBO-register zich moeten registreren en identificeren alvorens ze het UBO-register mogen inzien. Deze gegevens worden bewaard, onder meer zodat de UBO de mogelijkheid krijgt om op te vragen hoe vaak zijn/haar gegevens zijn geraadpleegd. Voor deze waarborgen is echter nog geen datum van inwerkingtreding bekend.

Wat zijn de sancties bij het niet naleven van verplichtingen?

Als u verplicht bent om UBO (‘s) te registreren maar dat niet doet, wordt dit aangemerkt als een economisch delict in de zin van de Wet op de economische delicten. Hiermee riskeert u een boete, een taakstraf en zelfs hechtenis. De Kamer van Koophandel draagt zorg voor controle op tijdigheid, juistheid en volledigheid van aangeleverde gegevens. Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst handhaaft. De maximale boete per overtreding bedraagt € 20.750.

Heeft u vragen of wenst u een advies te ontvangen?

Wij kunnen ons voorstellen dat de naderende invoering van het UBO-register vragen bij u oproept met betrekking tot (de structuur van) uw eigen onderneming. Uiteraard zijn wij graag bereid met u mee te kijken en waar nodig registratie van de UBO te begeleiden.

Heeft u vragen of wenst u een op uw onderneming toegespitst advies te ontvangen, neem dan contact op met uw contactpersoon binnen ons kantoor dan wel één van onze ondernemingsrecht specialisten.