Menu

16 april 2020

Spoedwetgeving: mogelijkheden digitale AvA’s worden fors verruimd en bestuur kan besluiten jaarrekening uit te stellen (vervolg)

Inmiddels is ook de tekst van het wetsvoorstel Tijdelijke wet COVID 19 Justitie en Veiligheid openbaar gemaakt. In aanvulling van ons bericht van vorige week, hierbij nog enkele punten die in het wetsvoorstel zijn opgenomen met betrekking tot het digitaal vergaderen en het houden van AvA’s en algemene ledenvergaderingen (‘Algemene Vergadering(en)’):

  • waar in de tijdelijke wet wordt afgeweken ten behoeve van leden of aandeelhouders, worden daaronder ook andere vergadergerechtigden begrepen (zoals gevolmachtigden, vruchtgebruikers en pandhouders met vergaderrecht, bestuurders en commissarissen, de accountant);
  • van een statutaire bepaling kan worden afgeweken indien de tijdelijke wet in een mogelijkheid daartoe voorziet. Zo kan een statutaire termijn waarbinnen een Algemene Vergadering, zoals bijvoorbeeld de jaarvergadering die doorgaans binnen zes maanden na afloop van ieder boekjaar dient te worden gehouden, of een vergadering van het bestuur en de raad van commissarissen dient te worden gehouden buiten toepassing worden verklaard. Verder zijn statutaire regelingen waarin is bepaald dat besluiten van het bestuur onderhevig zijn aan de goedkeuring van een ander orgaan (zoals de raad van commissarissen) of een derde, niet van toepassing, indien dit een belemmering vormt om snel tot verlenging over te gaan;
  • voor enkele onderdelen (waaronder de paragraaf die ziet op de Algemene Vergaderingen) geldt een terugwerkende kracht tot 16 maart 2020 (in het wetsvoorstel staat 23 maart 2020, maar dit is op 10 april jl. aangepast);
  • de tijdelijke wet vervalt in principe per 1 september 2020, aangezien niet valt uit te sluiten dat de noodzaak voor deze tijdelijke voorzieningen ook na deze datum nog blijft bestaan, kan de geldigheidsduur van de wet steeds met twee maanden worden verlengd.

Voorwaarden houden elektronische Algemene Vergadering

Verder zijn in het wetsvoorstel de volgende voorwaarden opgenomen voor het houden van een elektronische Algemene Vergadering:

  1. De Algemene Vergadering kan via een elektronisch communicatiemiddel zoals bijvoorbeeld via een livestream (via audio of video) door leden/aandeelhouders worden gevolgd.
  2. Leden/aandeelhouders moeten in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan (per mail of eventueel chatfunctie). Deze vragen moeten via de website van de rechtspersoon of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de leden/aandeelhouders en moeten uiterlijk ter vergadering worden beantwoord. Deze vragen kunnen tot in ieder geval 72 uur voorafgaande aan de vergadering worden ingediend, maar de rechtspersoon kan ook een kortere termijn hanteren. Ook moet de (vertegenwoordigers van) aandeelhouders die vragen hebben ingediend de mogelijkheid worden geboden om tijdens de vergadering nadere vragen in te dienen.
  3. Indien sprake was van een haperende verbinding of anderszins een lid/aandeelhouder niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan de elektronische vergadering, heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.
  4. Als het bestuur ervoor kiest om alleen langs elektronische weg te vergaderen dan dient dit bij de oproeping te worden vermeld.
  5. Het wetsvoorstel laat de praktijk de ruimte om uitsluitend via volmachten of steminstructies dan wel anderszins via elektronische middelen te stemmen.
  6. Indien oproeping al heeft plaatsgevonden en het bestuur vanwege het COVID19-virus toch genoodzaakt is de vergadering elektronisch te laten plaatsvinden kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van deze Algemene Vergadering de wijze van vergadering of plaats van vergadering wijzigen. Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, geldt dat leden/aandeelhouders tot in ieder geval 36 uur voorafgaand aan de vergadering vragen kunnen indienen. Verder moet de vennootschap zich inspannen om de aandeelhouders zo goed mogelijk te faciliteren om langs elektronisch weg aanwezig te zijn en te stemmen, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van een gevolmachtigde voor aandeelhouders.

Hoewel stichtingen geen leden en dus ook geen algemene ledenvergaderingen hebben, is in de nota van wijziging opgenomen dat de bepalingen voor het houden van een ledenvergadering via elektronische middelen die gelden voor een vereniging ook van toepassing worden verklaard op het (toezichthoudend) orgaan dat de jaarrekening van een stichting vaststelt.

Uitstel algemene vergadering

Omdat het houden van een volledige elektronische vergadering ook niet in alle gevallen mogelijk zal zijn, is in het wetsvoorstel de mogelijkheid opgenomen voor het bestuur van een vereniging, coöperatie, naamloze vennootschap of besloten vennootschap om de termijn voor het houden van een Algemene Vergadering te verlengen met ten hoogste vier maanden voor verenigingen en coöperaties en vijf maanden voor naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen. Voor een dergelijk uitstel is geen besluit van de Algemene Vergadering nodig.

Vaststelling jaarrekening

In het wetsvoorstel is opgenomen dat indien bij een naamloze vennootschap of besloten vennootschap sprake is van een verzuim van de verplichting tot openbaarmaking van de jaarrekening die betrekking heeft op het meest recente afgesloten boekjaar, dit niet in aanmerking wordt genomen, indien dat te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van COVID-19. In een dergelijk geval zal dit wel goed onderbouwd moeten worden.

Voortgang en toepassing tot invoering

Stemming over het wetsvoorstel staat voor 16 april a.s. op de agenda voor de Tweede Kamer en moet daarna nog worden goedgekeurd door de Eerste Kamer. De verwachting is dat de wet spoedig in werking zal treden. Hoewel terugwerkende kracht in het wetsvoorstel is opgenomen, adviseren wij om alle betrokken partijen duidelijk te informeren over het feit dat de tijdelijke wet formeel nog niet is ingevoerd, indien voor invoering reeds van de in het wetsvoorstel opgenomen regelingen gebruik wordt gemaakt.

Klik hier voor de relevante documenten met betrekking tot dit wetsvoorstel.

Vragen?

Neem gerust contact met ons op, wij denken graag mee.