Menu

Privacyverklaring VBC Notarissen N.V.

Deze verklaring geeft informatie over hoe VBC Notarissen N.V. (“VBC”) omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze dienstverlening

VBC vraagt uw persoonsgegevens op voor de volgende doeleinden:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere (juridische) diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar u VBC specifiek toestemming voor heeft gegeven;
  • voor marketing doeleinden en activiteiten op het gebied van business development;
  • in het kader van een sollicitatie procedure;

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd in het kader van onze notariële dienstverlening of voor het uitvoeren van een andere opdracht of voor marketing doeleinden en/of activiteiten op het gebied van business development.

Verwerking persoonsgegevens in notariële akten

Bij het opmaken van notariële akten moet VBC zich aan wettelijke regels houden met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens:

  • Op grond van de wet moet VBC bepaalde (persoons)gegevens in de akte opnemen, zodat deze gegevensverwerking op een wettelijke grondslag is gebaseerd.
  • VBC is verplicht de originele akte met uw persoonsgegevens eeuwig te (laten) bewaren.
  • De originele notariële akte is een officieel bewijsstuk. Dat betekent dat er geen wijzigingen mogen worden aangebracht aan dit document, ook niet als de persoonsgegevens niet juist zijn. Als er wijzigingen nodig zijn, dient dit bij afzonderlijke notariële akte te worden vastgelegd.
  • VBC moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
  • VBC moet verplicht uw identiteit controleren. Daarvoor moet een geldig identiteitsbewijs van u worden opgevraagd en is VBC bevoegd dit document te kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  • Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de medewerkers van VBC. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige (juridische) diensten

Voor verwerkingen van persoonsgegevens door VBC in het kader van advisering of overige (juridische) dienstverlening geldt dat deze gebaseerd zijn op de doeleinden en bijbehorende rechtsgronden als omschreven in het verwerkingenregister van VBC. Die rechtsgrond zal altijd zijn gelegen in een door u verstrekte opdracht of een aan VBC opgedragen wettelijke taak. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met VBC op onderstaande contactgegevens.

In ieder geval zal VBC verplicht uw identiteit moeten controleren. Daarvoor moet een geldig identiteitsbewijs van u worden opgevraagd en is VBC bevoegd dit document te kopiëren met alle gegevens die erop staan.

Marketing en business development

VBC houdt u ook graag op de hoogte van (juridische) ontwikkelingen; wij versturen bijvoorbeeld nieuwsbrieven en organiseren workshops, seminars en andere bijeenkomsten en activiteiten.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens in dit kader voor bijvoorbeeld het toezenden van de VBC nieuwsbrief, informatieverstrekking, uitnodiging en bevestiging van deelname met betrekking tot (inhoudelijke) VBC workshops, seminars en andere bijeenkomsten.

Uiteraard gebruikt VBC uw gegevens slechts indien u uw gegevens voor dit doel aan VBC heeft verstrekt, bijvoorbeeld door inschrijving voor een VBC nieuwsbrief of uw inschrijving voor een workshop/bijeenkomst.

De persoonsgegevens die VBC van u ontvangt voor de toezending van nieuwsbrieven worden bewaard tot het moment dat u aangeeft niet langer een nieuwsbrief te willen ontvangen.

Bron persoonsgegevens

Mogelijk verwerkt VBC persoonsgegevens van u die wij niet van uzelf hebben verkregen. Deze verwerking zal altijd plaatsvinden in het kader van de aan VBC verstrekte opdracht of wettelijke taak. De bron van die gegevens zal bijvoorbeeld de volgende zijn:

  • openbare registers, waaronder het Kadaster, het Centraal Testamenten Register, Handelsregister, het Huwelijksgoederenregister, Basisregistraties Personen (BRP);
  • adviseurs (bijvoorbeeld een makelaar of een accountant) in verband met een transactie waarin u één van de partijen bent;
  • een schenker/testateur/begiftigde;
  • een financiële instelling;
  • uw contractspartij.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

VBC verstrekt uw persoonsgegevens slechts aan anderen (derden) indien u daartoe verzoekt, VBC daartoe wettelijk verplicht is, of indien zulks benodigd is om de werkzaamheden uit te (kunnen) voeren. Indien en voor zover van toepassing, worden persoonsgegevens door VBC  uitsluitend op een beveiligde wijze buiten de EU of aan een internationale organisatie verstrekt.

VBC verstrekt persoonsgegevens voorts aan de ontvangers / partijen naar gelang de dienstverlening die wij hebben verricht, zoals: het Kadaster, het Centraal Testamenten Register, het Centraal Levenstestamentenregister, het Handelsregister, de Belastingdienst alsmede andere registerhouders.

Emailadressen

In het kader van onze dienstverlening zal VBC uw emailadres mogen gebruiken in e-mailberichten waarbij ook de voor deze dienstverlening relevante derden worden betrokken (zogenaamde CC berichten), bijvoorbeeld uw contractspartij, adviseur of andere belanghebbenden.

Bewaren van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door VBC niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten

Bij verwerking van uw persoonsgegevens door VBC heeft  u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming  de volgende rechten:

·       Recht van inzage

U heeft het recht op te vragen welke persoonsgegevens door VBC zijn verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk staat het VBC wettelijk niet vrij op uw verzoek in te gaan.

·       Recht op rectificatie

U heeft het recht op rectificatie indien bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt. Gegevens in een notariële akte kunnen slechts worden gewijzigd bij een afzonderlijke notariële akte.

·       Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

U heeft het recht te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden verwijderd. Het staat VBC wettelijk niet vrij gegevens in een notariële akte te verwijderen.

·       Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door VBC wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

·       Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden overdragen naar een andere dienstverlener. Mogelijk staat het VBC wettelijk niet vrij op uw verzoek in te gaan.

·       Recht van bezwaar

U heeft het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing.

Een vorenstaand verzoek dient schriftelijk te worden gedaan via onderstaande contactgegevens. Voor wij uw aanvraag in behandeling kunnen nemen, zal VBC u eerst moeten identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten

Ondanks dat VBC uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zo nauwkeurig mogelijk wenst na te leven, kan het echter voorkomen dat deze rechten in conflict (kunnen) zijn met notariële beroeps- en gedragsregels.

Cookies

VBC maakt na uw goedkeuring gebruik van cookies op onze website. Deze worden alleen gebruikt voor het optimaliseren van de website. Onze website gebruikt daarnaast Google Analytics. Dit is een analysewerktuig dat gebruikt maakt van uw IP-adres. Wij hebben echter technisch ingeregeld dat deze IP-adressen slechts geanonimiseerd worden benut; VBC gebruikt derhalve geen “tracking cookies” of “advertising cookies”. Het is dus voor VBC, Google en elke andere eventueel betrokkenen bij onze website niet mogelijk om uw naam of andere persoonsgegevens te koppelen aan het gebruik van de website.

Vragen of klachten

Indien u vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door VBC dan verzoeken wij u contact met VBC op te nemen via privacy@vbcnotarissen.nl.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

 

Versie 24 mei 2018